Zásady zpracování osobních údajů

dále jen „Zásady“

1. Tyto Zásady jsou zpracovány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR). Cílem těchto Zásad je poskytnout Účastníkům základní informace ohledně zpracování osobních údajů.
2. Pro potřeby těchto Zásad se rozumí:
   1. Správcem osobních údajů je spolek Přátelé Česko-německého fóra mládeže, z.s., dále jen Fórum mládeže, IČO 266 51 866, se sídlem Slovinská 686/16, 10100 Praha, email info@cnfm.cz
   2. Účastníkem je fyzická osoba (zájemce o jakýkoli projekt, stávající spolupracovník, podporovatelé atp.), která poskytne Fóru mládeže vyplněný registrační formulář nebo jiným způsobem vyjádří svůj jednoznačný zájem o jakoukoli spolupráci s Fórem mládeže.
   3. Osobní údaje zahrnují: jméno, příjmení, titul, trvalý pobyt/místo podnikání, datum narození, rodné číslo, číslo bankovního účtu, údaje z předložených dokladů, informace o škole, univerzitě, rok ukončení studia, obor studia, telefonní a e-mailové spojení, informace o užívaní sociálních médií, fotografie, specifické údaje týkající se Fóra mládeže, itinerář, osobní výpověď, CV, informace o zdravotním stavu včetně případných lékařských zpráv,  údaje o rodině včetně údajů spadajících do zvláštní kategorie osobních údajů
   4. Správce Osobních údajů tímto informuje o způsobu a rozsahu zpracování Osobních údajů, včetně rozsahu práv Účastníka souvisejících se zpracováním Osobních údajů.
3. Fórum mládeže je spolek zaštiťující aktivity projektu Česko-německé fórum mládeže. Web www.cnfm.cz slouží k informování veřejnosti o Česko-německém fóru mládeže. V rámci této služby jsou Správcem zpracovávány Osobní údaje:
   1. v rozsahu v jakém byly poskytnuty v souvislosti s nabídkou/poptávkou o členství v projektu či jiných aktivit a služeb Fóra mládeže, resp. v rámci jednání o vstupu do Fóra mládeže, jakož i v souvislosti s uzavřeným členstvím. Fórum mládeže může předat osobní údaje druhému nositelskému spolku Freunde des deutsch-tschechischen Jugendforums, e.V. či dalším stranám v ČR či jinde za účelem naplnění podmínek dohody / smlouvy; a
   2. za účelem/účely uvedenými níže.
4. Fórum mládeže dále zpracovává Osobní údaje Účastníků také v souvislosti s marketingem Fóra mládeže (např. rozesílání občasného newsletteru) a v souvislosti s průzkumem trhu. Za účelem marketingu nebudou Osobní údaje předávány žádným třetím stranám.
5. Fórum mládeže je správcem Osobních údajů. Osobní údaje jsou nadále spravovány spolkem Freunde des deutsch-tschechieschen Jugendforums, e.V. Ke zpracovávaným Osobním údajům bude mít přístup pouze správce, není-li to podmíněno plněním smlouvy (např. s podporovateli).

I. Úvodní ustanovení

II. Účel zpracování Osobních údajů

Fórum mládeže zpracovává Osobní údaje pro následující účely:

1. zajištění uzavření a následného plnění smluvního závazku mezi Fórem mládeže a Účastníkem (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Z takového vztahu vyplývají další zákonné povinnosti a Fórum mládeže tak musí zpracovávat Osobní údaje i za tímto účelem (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);
2. k marketingovým účelům, aby Fórum mládeže co nejlépe přizpůsobilo nabídku členství, projektů, služeb a informací ohledně nich Účastníkovým potřebám, pro tento účel zpracování správce získává Účastníkův jednoznačný souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR;
3. k ochraně svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), kterým je řádné a včasné plnění dohodnutého smluvního závazku mezi Fórem mládeže a Účastníkem, plnění zákonných povinností, které Fórum mládeže ze smluvního vztahu mezi ním a Účastníkem vyplývají, ochrana reputace Fóra mládeže jako správce webu a ochrana majetkových zájmů Fóra mládeže pro případné soudní spory.

III.  Ochrana Osobních údajů a informace o zpracování.

1. Na Účastníky se vztahuje zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů a další příslušné právní předpisy.
2. Účastník bere na vědomí, že odesláním vyplněného registračního formuláře, či jiným způsobem vyjádřeným souhlasem, započne zpracovávání Osobních údajů Fórem mládeže.
3. Pokud Účastník neposkytne své Osobní údaje není možné uzavřít členství ve Fóru mládeže / smlouvu a/nebo mu poskytnout služby z ní vyplývající. Osobní údaje jsou v této souvislosti nezbytné pro poskytnutí konkrétní služby či produktu Fóra mládeže.
4. Poskytování Osobních údajů Fóra mládeže je obecně smluvní a zákonný požadavek. Ohledně poskytování Osobních údajů pro marketingové účely, což nepředstavuje plnění smluvní a zákonné povinnosti správce, je od Účastníka vyžadován souhlas. Pokud Účastník neudělí Fóru mládeže souhlas ke zpracování Osobních údajů k marketingovým účelům, neznamená to, že by Fórum mládeže v důsledku toho odmítnulo poskytovat své služby.
5. Osobní údaje budou zpracovávány po dobu jednání o uzavření členství mezi Fórem mládeže a Účastníkem, a to za účelem uzavření členství / smlouvy, jakož i po dobu trvání členství / smlouvy či po dobu stanovenou v souhlasu.
6. V případě uzavření členství / smlouvy budou Osobní údaje zpracovávány a uchovávány po nezbytně dlouhou dobu pro případ vzniku sporu týkajícího se vztahu mezi Fórem mládeže a Účastníkem, a to za účelem ochrany oprávněných zájmů Fóra mládeže.
7. Za účelem plnění zákonné povinnosti archivace účetních dokladů na základě zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů budou Osobní údaje (kromě e-mailové adresy a telefonního čísla) dále zpracovávány a uchovávány po dobu 10 let počínaje rokem následujícím po roce, v němž došlo k uzavření smlouvy mezi Fórem mládeže a Účastníkem.
8. Po uplynutí lhůty uvedené v článku III. odst. 5, odst. 6 a odst. 7 Fórum mládeže Osobní údaje zlikviduje, není-li Účastníkem odsouhlaseno jinak.
9. Účastník je povinen Fóru mládeže poskytnout pouze pravdivé a přesné Osobní údaje.
10. Fórum mládeže vynaloží maximální úsilí, aby nedošlo k neoprávněnému zpracování Osobních údajů.
11. Osobní údaje Účastníků nebudou předávány žádným třetím osobám, do třetí země ani jiné mezinárodní organizaci, než je Freunde des deutsch-tschechischen Jugendforums, e.V.
12. Osobní údaje jsou a budou zpracovávány v elektronické podobě neautomatizovaným způsobem.
13. Účastník bere na vědomí, že jeho Osobní údaje jsou ukládány v bezpečném operačním prostředí, přístup k nim mají pouze zaměstnanci, oficiální konzultanti a odpovědní dobrovolníci Fóra mládeže, jejich provoz je v souladu s evropskými standardy ochrany osobních údajů.
14. Účastník bere na vědomí, že může docházet k ukládání cookies či s použitím jiných nástrojů může Fórum mládeže získávat od Účastníků informace v případě, že používají webové stránky za účelem zlepšení uživatelského komfortu

IV.  Práva Účastníka související se zpracováváním

1. Účastník má právo svůj souhlas (v případech, kde zpracování Osobních údajů probíhá na základě souhlasu) se zpracováním poskytnutých Osobních údajů kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu se zpracováním Osobních údajů však není možné v rozsahu a pro účely plnění zákonné povinnosti Fóra mládeže. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu též nemá vliv na zpracování Osobních údajů, které správce zpracovává na základě jiného právního základu, než je souhlas (tj. zejména je‐li zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, právní povinnosti či z jiných důvodů uvedených v platných právních předpisech). Odvolat souhlas lze vyplněním formuláře/odškrtnutím políčka/zasláním odvolání na adresu sídla Fóra mládeže nebo pomocí odkazu v e-mailové komunikaci.
2. Účastník má dále právo:
   1. Být informován o zpracování svých Osobních údajů
      1. Účastník je oprávněn od Fóra mládeže požadovat informace, zda jsou Osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud jsou Osobní údaje zpracovávány, má Účastník právo od Fóra mládeže požadovat informace zejména o totožnosti a kontaktních údajích Fóra mládeže, jeho zástupci a případně pověřenci pro ochranu osobních údajů, o účelech zpracování, o kategoriích dotčených Osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjemců Osobních údajů, o oprávněných zájmech Fóra mládeže, o výčtu práv Účastníka, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, o zdroji zpracovávaných Osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování.
      2. Pokud Fórum mládeže hodlá dále Osobní údaje Účastníka zpracovávat pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytne Účastníkovi ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a další příslušné informace.
   2. Požadovat od Fóra mládeže přístup k jeho Osobním údajům
      1. Účastník je od Fóra mládeže oprávněn požadovat informaci, zda jsou jeho/její Osobní údaje zpracovávány či nikoliv a pokud ano, má přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených Osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní Osobních údajů, informace o Účastníkových právech (práva požadovat od Fóra mládeže opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji Osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro Účastníka, informace a záruky v případě předávání Osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Účastník má právo na poskytnutí kopií zpracovávaných Osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
   3. Na opravu poskytnutých Osobních údajů
      1. Pokud došlo na straně Účastníka například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti, kterou lze považovat za Osobní údaj, má Účastník právo od správce požadovat opravu zpracovávaných Osobních údajů. Navíc má Účastník právo na doplnění neúplných Osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
   4. Na výmaz poskytnutých Osobních údajů
      1. V určitých stanovených případech má Účastník právo požadovat, aby Fórum mládeže Osobní údaje Účastníka vymazal. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. Fórum mládeže Osobní údaje maže po uplynutí doby nezbytnosti automaticky, Účastník se však může na něj se svou žádostí kdykoliv obrátit. Žádost Účastníka pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes právo Účastníka na výmaz může mít správce povinnost či oprávněný zájem si Osobní údaje Účastníka ponechat) a o jejím vyřízení bude Účastník detailně informován.
   5. Na omezení zpracování Osobních údajů
      1. Fórum mládeže zpracovává Osobní údaje Účastníka pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud by však Účastník měl pocit, že Fórum mládeže např. překračuje výše stanovené účely, pro které Osobní údaje zpracovává, může Účastník podat žádost, aby jeho/její Osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly Osobní údaje blokovány. Žádost Účastníka pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informován.
   6. podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
      1. Účastník se může kdykoliv obrátit s podnětem či stížností ve věci zpracování Osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/.
3. V případě, že by se Účastník domníval, že Fórum mládeže provádí zpracování jeho Osobních údajů, které je v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s příslušnými právními předpisy, zejména jsou-li Osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může:
   1. požádat Fórum mládeže o vysvětlení, a to e-mailem na adresu info@cnfm.cz
   2. vznést námitku proti zpracování a požadovat e-mailem zaslaným na adresu info@cnfm.cz, aby Fórum mládeže zajistilo odstranění takto vzniklého stavu (např. blokováním, provedením opravy, doplněním nebo likvidací Osobních údajů). Fórum mládeže o námitce neprodleně rozhodne a informuje Účastníka. Nevyhoví-li Fórum mládeže námitce, má Účastník právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů. Tímto ustanovením není dotčeno oprávnění Účastníka obrátit se se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů přímo.
4. Účastník může svá výše uvedená práva uplatnit písemně na adrese Přátelé Česko-německého fóra mládeže, z.s., Slovinská 686/16, 10100 Praha nebo elektronicky na adrese info@cnfm.cz
5. Požádá-li Účastník o informaci o rozsahu či způsobu zpracování svých Osobních údajů, je mu Fórum mládeže povinno tuto informaci předat neprodleně, nejpozději však do jednoho měsíce od obdržení žádosti.
6. Pokud Účastník uplatní právo na přístup k Osobním údajům v elektronické formě, Fórum mládeže mu požadované informace poskytne rovněž v elektronické formě.

V.  Závěrečná ustanovení

1. Veškeré právní vztahy vznikající v souvislosti se zpracováváním Osobních údajů se řídí právním řádem České republiky, a to bez ohledu na to, odkud byl přístup k nim realizován. K řešení případných sporů vzniklých v souvislosti s ochranou soukromí mezi Účastníkem a Fórem mládeže jsou příslušné české soudy.
2. Účastníci, kteří prostřednictvím registračního formuláře poskytnou své Osobní údaje za účelem uzavření smlouvy s Fórem mládeže / členství či poskytnou souhlas se zpracováním Osobních údajů tak činí dobrovolně, svým jménem a Fórum mládeže jejich činnost nijak neřídí.
3. Znění Zásad může Fórum mládeže změnit či doplňovat. O každé takové změně Fórum mládeže informuje Účastníky e-mailem nejméně 30 dnů před nabytím účinnosti změn.

Tyto Zásady nabývají účinnosti 7.2.2019